VGM là gì trong xuất nhập khẩu? Hướng dẫn chi tiết về phiếu VGM

1. VGM là gì trong xuất nhập khẩu?

VGM – viết tắt của Verified Gross Mass – là khối lượng tổng đã được xác minh của một container hàng xuất khẩu, bao gồm cả trọng lượng của hàng hóa, vật liệu chèn lót và trọng lượng vỏ container. Đây là thông số bắt buộc mà người gửi hàng (shipper) phải cung cấp trước khi hàng được xếp lên tàu biển.

Theo quy định của Công ước SOLAS (Safety of Life at Sea – sửa đổi năm 2014), hãng tàu chỉ được phép xếp container lên tàu nếu người gửi đã khai báo và xác nhận VGM hợp lệ. Mục tiêu là bảo đảm an toàn hàng hải, tránh các sự cố nghiêng tàu hoặc xếp dỡ sai trọng tải.

2. Mục đích và tầm quan trọng của VGM

Việc công bố chính xác VGM giúp các bên trong chuỗi vận tải biển – đặc biệt là chủ tàu, cảng và đơn vị logistics – tính toán chuẩn tải trọng, giữ cân bằng tàu và sắp xếp container hợp lý. Ngoài yếu tố an toàn, VGM còn giúp:

• Giảm rủi ro hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Hạn chế tranh chấp giữa chủ hàng và hãng tàu khi phát sinh sai số khối lượng.
• Tối ưu chi phí và kế hoạch xếp dỡ tại cảng.

Ví dụ thực tế: Một container 20 feet có trọng lượng hàng ghi sai 1 tấn có thể khiến bố trí tải trọng tàu lệch, làm hỏng kết cấu sàn, gây đổ hàng hoặc kéo dài thời gian bốc dỡ.

3. Các phương pháp xác định VGM được công nhận

Theo hướng dẫn của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), có hai cách chính để xác định VGM:

• Phương pháp 1: Cân toàn bộ container sau khi đóng hàng, sử dụng cân được hiệu chỉnh theo tiêu chuẩn.
• Phương pháp 2: Cộng tổng khối lượng của từng kiện hàng, bao bì, vật liệu chèn lót rồi cộng thêm trọng lượng vỏ container (được ghi trên cửa container).

Tại Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp xuất hàng tại cảng sử dụng phương pháp 1 vì đảm bảo độ chính xác cao và dễ xác nhận qua phiếu cân.

4. Nội dung bắt buộc trên phiếu VGM

Một phiếu VGM hợp lệ (Verified Gross Mass Certificate) thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper).
• Số container và số niêm chì (Seal number).
• Trọng lượng container rỗng (Tare weight) và trọng lượng hàng.
• Tổng trọng lượng đã xác minh (VGM).
• Phương pháp xác minh được sử dụng (Method 1 hoặc Method 2).
• Địa điểm và thời gian cân.
• Ký xác nhận của người có thẩm quyền.

Đối với container xuất tại Việt Nam, phiếu VGM thường được cấp bởi đơn vị có giấy phép cân container được Cục Đăng Kiểm Việt Nam phê duyệt.

5. Quy trình xác nhận và nộp VGM

Tùy điểm đóng hàng, quy trình có thể khác nhau, nhưng nhìn chung gồm ba bước chính:

1. Cân container hoặc xác định trọng lượng: Thực hiện tại cảng, depot hoặc trạm cân đủ điều kiện.
2. Lập phiếu VGM: Ghi lại đầy đủ thông tin và ký xác nhận bởi người chịu trách nhiệm.
3. Gửi khai báo VGM: Nộp cho hãng tàu (hoặc forwarder) trước thời hạn cắt VGM (VGM cut-off time) – thường sớm hơn giờ cắt máng từ 12–24 giờ.

Nếu không có VGM đúng hạn, container sẽ không được phép lên tàu, dẫn đến phát sinh chi phí lưu bãi hoặc bỏ chuyến.

6. Quy định khi khai báo sai hoặc thiếu VGM

Nếu VGM sai lệch quá mức cho phép (thường ±5% so với thực tế), hãng tàu có quyền từ chối xếp hàng, yêu cầu cân lại, hoặc phạt phí hành chính. Khi xảy ra thiệt hại do khai sai khối lượng, trách nhiệm hoàn toàn thuộc về người gửi hàng.

Để hạn chế rủi ro, nhiều doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, trong đó có Minh Thức, hỗ trợ khách hàng cân xác nhận VGM và xử lý hồ sơ điện tử trực tiếp với hãng tàu, tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng chuẩn quốc tế.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Ai chịu trách nhiệm khai báo VGM?
Người gửi hàng (shipper) có tên trên vận đơn đường biển là người chịu trách nhiệm pháp lý về việc xác nhận và cung cấp VGM.

2. Có thể dùng phiếu cân bình thường để nộp VGM không?
Không. Chỉ phiếu cân từ trạm cân được cấp phép mới có giá trị pháp lý để xác minh VGM. Phiếu này cần có chữ ký của người có thẩm quyền và thông tin container cụ thể.

3. VGM có áp dụng cho hàng LCL (hàng lẻ) không?
Có, nhưng quy trình khác. Với hàng lẻ, đơn vị gom hàng (consolidator) sẽ tổng hợp và khai báo VGM cho container hoàn chỉnh thay vì từng lô hàng nhỏ lẻ.

8. Minh Thức – đồng hành cùng doanh nghiệp trong xuất nhập khẩu

Vận Tải Minh Thức với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics nội địa, hỗ trợ doanh nghiệp khai báo VGM, vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng và từ cảng về kho nhanh chóng, an toàn. Quý khách có thể liên hệ đội ngũ Minh Thức qua vantaiminhthuc.com hoặc hotline 0328.29.4444 để được tư vấn chi tiết.