Xuất nhập khẩu tại chỗ: Quy trình, thủ tục và ví dụ thực tế

“Xuất nhập khẩu tại chỗ” là thuật ngữ quen thuộc với doanh nghiệp sản xuất, gia công và logistics. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ cách hiểu đúng và cách thực hiện thủ tục hải quan trong loại hình đặc biệt này. Bài viết dưới đây của Vận Tải Minh Thức sẽ giúp bạn hiểu quy trình, điều kiện, cũng như chia sẻ ví dụ thực tế trong hoạt động vận chuyển hàng tại chỗ giữa các doanh nghiệp trong nước.

1. Khái niệm xuất nhập khẩu tại chỗ

Xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức giao dịch mà hàng hóa được sản xuất, giao nhận và thanh toán tại lãnh thổ Việt Nam giữa các bên có quan hệ thương mại quốc tế. Nói đơn giản: hàng “xuất” nhưng không rời khỏi biên giới, và hàng “nhập” nhưng cũng không qua cửa khẩu. Hai bên mua – bán được xác định là các pháp nhân khác nhau, có hợp đồng xuất nhập khẩu theo quy định.

Ví dụ: Một doanh nghiệp FDI tại Bình Dương bán hàng cho công ty Việt Nam theo chỉ định của đối tác nước ngoài. Công ty trong nước nhận hàng, thanh toán cho bên nước ngoài, còn việc giao hàng được thực hiện giữa hai nhà máy trong nước. Đó chính là giao dịch xuất khẩu – nhập khẩu tại chỗ.

2. Những chủ thể tham gia trong giao dịch xuất nhập khẩu tại chỗ

Để nghiệp vụ hợp lệ, thường có ba bên chính liên quan:

• Bên xuất khẩu: Doanh nghiệp tại Việt Nam sản xuất hàng theo đơn hàng của đối tác nước ngoài và giao hàng cho đơn vị trong nước.
• Bên nhập khẩu: Doanh nghiệp Việt Nam nhận hàng, được chỉ định bởi bên nước ngoài để nhận hàng tại chỗ.
• Bên nước ngoài: Thực hiện thanh toán và ủy quyền giao – nhận giữa hai doanh nghiệp Việt Nam.

Tùy từng trường hợp, cơ quan hải quan và bên vận chuyển (như Minh Thức Logistics) sẽ tham gia xử lý hồ sơ, kiểm tra, và bàn giao thực tế hàng hóa tại địa điểm kho.

3. Hàng hóa nào được phép xuất nhập khẩu tại chỗ?

Theo hướng dẫn tại Thông tư 38/2015/TT-BTC và sửa đổi bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, ba nhóm hàng được phép thực hiện xuất nhập khẩu tại chỗ gồm:

• Hàng hóa sản xuất, gia công hoặc cung cấp theo hợp đồng với bên nước ngoài nhưng giao tại Việt Nam.
• Hàng hóa trao đổi nội địa giữa hai doanh nghiệp FDI hoặc giữa FDI và doanh nghiệp Việt Nam theo chỉ định.
• Hàng trả lại cho chủ hàng nước ngoài nhưng bàn giao tại chỗ do lý do thương mại (lỗi kỹ thuật, vật tư thừa,...).

Trong thực tế vận chuyển, hàng hóa tại chỗ thường tập trung trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, hoặc các nhà máy sản xuất tại Bình Dương, Đồng Nai, Bắc Ninh, Hải Phòng,... Nhiều doanh nghiệp thuê đội xe tải Minh Thức hỗ trợ vận chuyển hàng hóa giữa các cơ sở mà không cần mở tờ khai mới tại cửa khẩu.

4. Điều kiện và quy định hải quan đối với xuất nhập khẩu tại chỗ

Để được công nhận là giao dịch xuất nhập khẩu tại chỗ hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:

• Có hợp đồng mua bán hoặc chỉ định bằng văn bản giữa các bên, thể hiện giao hàng tại Việt Nam.
• Có tờ khai hải quan phù hợp với loại hình E31 (xuất khẩu tại chỗ) và E41 (nhập khẩu tại chỗ).
• Thanh toán được thực hiện qua ngân hàng hoặc hạch toán theo quy định ngoại thương.
• Hàng hóa phải phù hợp với giấy chứng nhận đầu tư, hợp đồng gia công, hoặc kế hoạch xuất khẩu được phê duyệt.

Hàng hóa chỉ được phép rời khỏi khu vực kho sau khi cả hai tờ khai (xuất và nhập) đều thông quan. Trong một số trường hợp, hải quan yêu cầu chứng minh chứng từ vận chuyển hoặc biên bản bàn giao thực tế do đơn vị vận tải cung cấp.

5. Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Thủ tục này gồm 3 nhóm đối tượng cùng tham gia: bên xuất khẩu, bên nhập khẩu và cơ quan hải quan.

5.1. Thủ tục với doanh nghiệp xuất khẩu

• Khai tờ khai hải quan điện tử loại hình E31.
• Kèm hợp đồng hoặc chỉ định của bên nước ngoài, chứng từ liên quan và hóa đơn xuất khẩu.
• Giao hàng tận địa điểm đã đăng ký; lập biên bản bàn giao hàng hóa.
• Phối hợp cùng bên nhập khẩu hoàn tất việc thông quan đối ứng.

5.2. Thủ tục với doanh nghiệp nhập khẩu

• Khai tờ khai E41 đối ứng với tờ khai E31 của bên xuất khẩu (trên cùng hệ thống).
• Cung cấp thông tin về hợp đồng, chứng từ nhận hàng, hóa đơn nước ngoài và bảng kê hàng hóa.
• Xác nhận hàng đã nhận đúng thực tế. Cập nhật trạng thái thông quan đầy đủ.

5.3. Thủ tục đối với cơ quan hải quan

• Kết nối, đối chiếu hai tờ khai E31 – E41 để xác minh tính hợp lệ.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa nếu thuộc diện kiểm tra.
• Xác nhận hoàn thành thông quan cho cả hai bên. Lưu hồ sơ điện tử.

Khi đã có xác nhận “hoàn tất xuất nhập khẩu tại chỗ”, hàng hóa mới được tính là đã xuất khẩu hợp pháp, đủ điều kiện khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT (nếu có).

6. Ví dụ thực tế trong hoạt động vận tải xuất nhập khẩu tại chỗ

Minh Thức từng hỗ trợ một công ty sản xuất linh kiện điện tử tại KCN VSIP 2 (Bình Dương) giao hàng cho doanh nghiệp FDI tại Bắc Ninh theo hình thức xuất khẩu tại chỗ. Cả hai nhà máy đều nằm trong lãnh thổ Việt Nam, nhưng giao dịch được điều phối qua bên mua Hàn Quốc.

Quy trình vận chuyển gồm:

• Xe tải 10 tấn của Minh Thức nhận hàng có niêm phong tại kho Bình Dương.
• Bàn giao cho kho Bắc Ninh kèm hồ sơ tờ khai điện tử E31 – E41.
• Hai bên xác nhận biên bản bàn giao qua email và chữ ký điện tử trước khi cập nhật lên hệ thống hải quan.

Nhờ xử lý đúng quy trình, lô hàng chỉ mất 4 ngày vận chuyển và được thông quan đúng hạn, giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm tờ khai.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Xuất nhập khẩu tại chỗ có phải nộp thuế không?

Tùy loại hàng. Nếu là hàng sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp được hưởng miễn hoặc hoàn thuế GTGT, thuế nhập khẩu theo quy định. Tuy nhiên, phải có chứng từ thanh toán hợp lệ và xác nhận thông quan cả hai tờ khai.

Quá hạn mở tờ khai nhập khẩu tại chỗ có bị xử phạt?

Có. Nếu bên nhập khẩu không mở tờ khai trong thời hạn 15 ngày kể từ khi bên xuất khẩu đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ báo chậm trễ. Doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc phải bổ sung công văn giải trình.

Hồ sơ cần lưu sau khi hoàn thành thủ tục gồm những gì?

Doanh nghiệp nên lưu bản scan của tờ khai, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ vận chuyển, biên bản bàn giao, và chứng từ thanh toán ngân hàng ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm toán hoặc kiểm tra sau thông quan.

Kết nối vận chuyển hàng xuất nhập khẩu tại chỗ cùng Minh Thức

Với hơn 10 năm kinh nghiệm logistics, đội xe tải 1.8–20 tấn và hệ thống kho tại TP.HCM – Hà Nội, Vận Tải Minh Thức có thể hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu hàng tại chỗ nhanh chóng, an toàn và đúng quy trình. Liên hệ hotline 0328.29.4444 hoặc truy cập vantaiminhthuc.com để được tư vấn chi tiết.